Votre environnement digital

Introduction #

Cet article a pour but de définir l’environnement de travail idéal en matière de sécurité et de performance en fonction du hardware dont vous disposez. Dans cet article nous allons distinguer deux types de scénarios ; un environnement 100% Apple et un environnement hybride. Avant de continuer, nous allons définir les différents composants d’un environnement classique.

Emails, contacts, calendriers, notes et rappels #

Tout le monde sait ce que sont des emails, contacts ou évènements de calendriers mais vous ignorer peut-être où ces éléments sont stockés. L’exemple le plus classique est l’utilisation d’un compte mail @skynet.be sur Outlook, connecté en IMAP. Dans ce cas, le compte n’a la capacité que de synchroniser des mails et des notes. En conséquence, les contacts seront stockés localement sur la machines et il ne sera pas possible de les synchroniser avec son smartphone. Egalement, si la machine casse, les contacts seront perdus.

Quand vous configurer un compte sur un iPhone, vous voyez clairement ce que vous pouvez synchroniser en fonction du type de compte. Ci-dessous le comparatif entre un compte IMAP, Google et Microsoft Exchange.

Chez ZennIT, nous recommandons a tout utilisateur de disposer d’un compte mail Microsoft Exchange, car c’est le seul universellement compatible sur le plan des mails, contacts, calendriers, rappels et notes.

Fichiers, documents, photos et vidéos #

Tout utilisateur crée et conserve toutes sortes de fichiers tout au long de son périple digital. Pour tout comprendre sur les fichiers et l’arborescence, une page wiki spéciale sera bientôt rédigée. En attendant, distinguons les fichiers en 3 catégories : les documents Microsoft Office, les médias (photos et vidéos), et tout le reste (PDF, images, archives, zip, pst, etc…).

Documents Microsoft Office #

Nous parlons ici des documents crées par les applications de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Qu’il s’agisse de documents professionnels (listing clients, contrats,…) ou personnels (poèmes, suivi de finances, devoirs scolaires,…) nous estimons que ces documents doivent être sauvegardés dans le cloud. Tout d’abord cela évite de les perdre en cas de défaillance matérielle et ensuite cela les rends disponibles sur tous vos appareils. En choisissant le cloud de Microsoft (OneDrive ou SharePoint), vous bénéficier également de la fonction de sauvegarde automatique.

Les autres services cloud tels que Dropbox ou Google Drive n’ont pas la capacité de créer des versions de documents Office en cours de frappe comme le fait Microsoft. C’est pourquoi ils proposent leur propres solutions beaucoup moins répandues (Google Sheets, Dropbox Paper,…).

Médias (Photos & Vidéos) #

Nous prenons tous des photos et vidéos avec nos smartphones, certains ont même des appareils photos réflex et caméras numériques. Par défaut ces appareils stockent ces médias sur la mémoire de l’appareil (avec un risque de les perdre). Apple, Google et Microsoft ont développé des solutions pour gérer photos et vidéos. Notre conseil de base est d’utiliser une de ces solutions et de centraliser vos médias.

Dans notre activité, nous avons rencontré un utilisateur ayant perdu 20 ans de photos familiales à cause de la perte de son appareil et une mauvaise gestion de son environnement digital. Perdre des factures est une chose, mais les photos de naissance de son fils une autre. De grâce, ne vous exposez pas à ce type de risque. Suivez nos conseils et tout ira bien.

Autres fichiers #

PDF #

Le format PDF à été conçu pour afficher des documents de manière indépendante du logiciel, du matériel et du système d’exploitation où ils ont été initialement créés. Exemple : vous créez un contrat sur Word, avec du texte mis en forme en couleur et dont les polices ont été modifiées. Vous envoyez ce contrat .docx à votre client. Si sa machine ne dispose pas Word, il ne pourra ouvrir le document, tout simplement. Si il dispose d’une ancienne version de Word ou n’a pas les même polices installées que vous, le document s’affichera différemment. En plus il pourra modifier le document. La bonne pratique est de préparer votre document sur Word, de l’exporter en PDF et d’envoyer ce fichier .pdf à votre client.

Les PDF sont donc des documents comme les autres, nous conseillons de les sauvegarder dans le cloud comme les documents Office. Cependant, choisir le cloud e Microsoft ou un autre cloud n’apporte aucun avantage particulier.

Environnement 100% Apple #

Si vous avez uniquement des appareils Apple (iPhone, iPad, Macbook et iMac), nous vous conseillons une configuration centrée autour de votre Apple ID