Votre environnement digital

Introduction #

Cet article a pour objectif de définir l’environnement de travail idéal en termes de sécurité et de performance, en fonction du matériel dont vous disposez. Dans cet article, nous allons distinguer deux types de scénarios : un scénario classique (avec des appareils Windows, Apple et Android) et un scénario 100% Apple. Avant de continuer, nous allons définir les différents composants d’un environnement digital.

Emails, contacts, calendriers, notes et rappels #

Tout le monde sait ce que sont des emails, des contacts ou des événements de calendrier, mais vous ne savez peut-être pas où ces éléments sont stockés (lisez notre article lié, “Comprendre les emails”, pour plus d’informations sur ce protocole). L’exemple le plus classique est l’utilisation d’un compte mail @skynet.be sur Outlook, connecté en IMAP. Dans ce cas, le compte n’a la capacité que de synchroniser des mails et des notes. En conséquence, les contacts seront stockés localement sur la machine et il ne sera pas possible de les synchroniser avec son smartphone. De plus, si la machine tombe en panne, les contacts seront perdus.

Lorsque vous configurez un compte sur un iPhone, vous voyez clairement ce que vous pouvez synchroniser en fonction du type de compte. Ci-dessous, le comparatif entre un compte IMAP, Google et Microsoft Exchange.

Chez ZennIT, nous recommandons à tout utilisateur de disposer d’un compte mail Microsoft Exchange (gratuit ou payant), car c’est le seul qui soit universellement compatible pour la synchronisation des mails, contacts, calendriers, rappels et notes.

Fichiers, documents, photos et vidéos #

Tout utilisateur crée et conserve toutes sortes de fichiers tout au long de son parcours digital. Pour tout comprendre sur les fichiers et l’arborescence, une page wiki est disponible ici. Dans cet article, distinguons les fichiers en trois catégories : les documents Microsoft Office, les médias (photos et vidéos), et tout le reste (PDF, images, archives, fichiers zip, fichiers pst, etc.).

Documents Microsoft Office #

Nous parlons ici des documents créés par les applications de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Qu’il s’agisse de documents professionnels (listings clients, contrats, etc.) ou personnels (poèmes, suivi de finances, devoirs scolaires, etc.), nous estimons que ces documents doivent être sauvegardés dans le cloud. Cela évite non seulement de les perdre en cas de défaillance matérielle, mais rend également ces documents disponibles sur tous vos appareils. En choisissant le cloud de Microsoft (OneDrive ou SharePoint), vous bénéficiez également de la fonction de sauvegarde automatique.

Les autres services cloud tels que Dropbox ou Google Drive n’ont pas la capacité de créer des versions de documents Office en temps réel pendant la frappe, contrairement à Microsoft. C’est pourquoi ils proposent leurs propres solutions, qui sont beaucoup moins répandues (comme Google Sheets ou Dropbox Paper).

Médias (Photos & Vidéos) #

Nous prenons tous des photos et des vidéos avec nos smartphones, et certains utilisent même des appareils photo reflex ou des caméras numériques. Par défaut, ces appareils stockent ces médias dans leur mémoire interne, ce qui comporte un risque de perte. Apple, Google et Microsoft ont développé des solutions pour gérer les photos et les vidéos. Notre conseil de base est d’utiliser l’une de ces solutions pour centraliser vos médias.

Dans notre expérience, nous avons rencontré un utilisateur qui a perdu 20 ans de photos familiales à cause de la perte de son appareil et d’une mauvaise gestion de son environnement numérique. Perdre des factures est regrettable, mais perdre les photos de naissance de son enfant est irréparable. S’il vous plaît, ne vous exposez pas à ce type de risque. Suivez nos conseils et tout ira bien.

Autres fichiers #

Tous les autres fichiers qui ont de l’importance à vos yeux doivent être placés à un endroit où ils seront automatiquement répliqués sur un cloud pour ne jamais les perdre. En vous organisant correctement, ce mécanisme se fera sans aucune action de votre part, un pas de plus vers la sérénité numérique.

Canevas ZennIT pour un environnement hybride #

Voici notre canevas de configuration d’un environnement digital idéal. Celui-ci requiert uniquement une licence Microsoft 365 (privée ou professionnelle) et protège tout votre contenu (des mails à l’identité numérique en passant par les fichiers).

Comptes internet #

Votre compte principal utilisé pour vos mails sera votre compte Microsoft (professionnel ou privé).

  • Si vous avez un compte privé, votre adresse sera sur un des serveurs publics de Microsoft (@outlook.be, @outlook.com, @live.com, @hotmail.com, etc…).
  • Si vous avez un compte professionnel, votre adresse sera sur un domaine privé (@mon-entreprise.be).

Vous serez amené à créer un comptes Apple ou Google si vous avez des appareils de ces marques.

  • Si vous avez des appareils Apple, vous devrez créer un Apple ID, utilisez votre email Microsoft comme login.
  • Si vous avez des appareils Android, vous devrez créer un compte Google, utilisez votre email Microsoft comme login.

Navigateur #

  1. Téléchargez Microsoft Edge sur tous vos appareils et connectez vous avez votre compte Microsoft. Votre navigation internet sera sécurisée et vous serez automatiquement connectés dans vos services web tels que Outlook en ligne et OneDrive.
  2. Configurez Edge comme navigateur par défaut sur tous vos appareils.

Emails, Contacts, Calendriers, Notes et Rappels #

OPTION 1 : Utilisation en ligne #

Accédez à vos outils de collaboration en ligne via les liens suivants :

  1. Email : https://outlook.office.com/mail/inbox/
  2. Calendrier : https://outlook.office.com/calendar/view/week
  3. Contacts : https://outlook.office.com/people/
  4. Notes : https://outlook.office.com/mail/notes
  5. Rappels : https://to-do.office.com/

OPTION 2 : Application de bureau #

Téléchargez l’application Outlook sur tous vos appareils et connectez vous avec votre compte Microsoft. Configurez Outlook comme client mail par défaut sur tous vos appareils.

Fichiers #

  1. Téléchargez l’application OneDrive sur tous vos appareils.
    • Sur vos ordinateurs Windows, activez la synchronisation des dossiers Bureau, Documents et Images
    • Sur vos ordinateurs Apple, activez la synchronisation des dossiers Bureau, Documents
    • Sur vos appareils mobiles (smartphones et tablettes), activez le chargement de l’appareil photo
  2. Téléchargez le suite Microsoft Office sur tous vos appareils.

Photos et médias #

  • L’application OneDrive sur vos appareils mobiles téléverse automatiquement les photos et vidéos de vos pellicules (les photos prises sur l’appareil).
  • Sur Apple, vous n’utilisez pas le dossier Images système, ni la photothèque Apple. Votre dossier Images est dans OneDrive.

Sécurité #

Utilisation privée #

Si vous disposez d’une licence Microsoft 365 Personal, téléchargez l’application Microsoft Defender sur tous vos appareils et connectez vous avez votre compte Microsoft.

Utilisation professionnelle #

Si vous disposez d’une licence Microsoft Defender for EndPoint P1, votre administrateur vous fournira le package d’installation pour tous vos appareils.

Mots de passes #

  • Tous vos mots de passes et notes sécurisés sont stockées dans votre coffre 1Password.
  • Vous installez l’application 1PAssword sur tous vos appareils et également l’extension de navigateur Edge.
  • Vous configurez vos appareils pour que 1Password soit le gestionnaire de mots de passes par défaut.

Canevas ZennIT pour un environnement 100% Apple #

Si vous ne disposez que d’appareils de la marque à la pomme (Macbook, iMac, iPhone et iPad), nous proposons une série de « déviations » par rapport au canevas standard décrit ci-dessus.

iCloud Photos #

iCloud Photos stocke automatiquement la photothèque de vos appareils Apple. Pour profiter de iCloud Photos, vous devez l’activer sur tous vos appareils et stocker toutes vos photos et vidéos dans votre photothèque. Sur macOS, vous devez également activer la fonction iCloud Photos dans l’application Photos.

  • Les photos et vidéos prises avec votre iPhone ou iPad seront automatiquement stockées dans iCloud Photos.
  • Sur votre Macbook, iMac, iPhone ou iPad, l’application Photos vous permet de consulter cette Photothèque. Vous pouvez y créer des albums et trier vos photos et vidéos. Quand vous supprimez une photo ou vidéo, elle sera supprimée de tous vos appareils.
  • Sur n’importe quel ordinateur (macOS ou Windows) vous pouvez consulter vos photos et vidéos en ligne sur https://www.icloud.com en étant connecté avec votre Apple ID.
  • Si vous prenez également des photos ou vidéos avec un caméscope ou un appareil photo réflex, vous les importez dans votre Photothèque via votre Macbook ou iMac.
  • iCloud Photos vous permet également de créer des Photothèques partagées avec les membres de votre famille.

Attention : une erreur commune est de croire que iCloud Photos synchronise tout le contenu du dossier Images de votre ordinateur Apple. Ce n’est pas le cas. Sur macOS, iCloud Photos ne synchronise uniquement le contenu de la Photothèque iCloud.

  • Si vous avez d’autres Photothèques, vous devez les ouvrir et fusionner avec votre Photothèque iCloud
  • Si vous avez des fichiers images/vidéos dans le dossier Images, vous devez les importer dans l’application Photos.

Mail, Contacts, Calendriers, Rappels et Notes #

Apple dispose de ses propres applications Mail, Contacts, Calendriers, Notes et Rappels disponibles sur tous les appareils de la pomme et de son propre service cloud @icloud.com (@me.com pour les anciens).

ZennIT recommande l’utilisation d’un compte Microsoft 365 avec l’application Outlook sur tous vos appareils. Si vous souhaitez quand même utiliser les applications Apple, c’est possible mais vous ferez face a certaines limitations comme par exemple :

  • Problèmes dans l’application Calendrier avec les invitations et calendriers partagés
  • Fonctionnalités manquantes dans l’application Mail comme le classement en catégories, l’accès à votre boîte d’archives ou la création d’invitations par mail.

iCloud Drive #

iCloud Drive permet de stocker des fichiers sur le cloud d’Apple. Comme OneDrive, iCloud Drive permet de synchroniser les dossiers Bureau et Documents de votre ordinateur Apple. Cela signifie que si vous sauvez un document sur le bureau de votre Macbook, il sera automatiquement répliqué sur le bureau de votre iMac. Vous ne devez donc plus transporter vos fichiers. Sur iPhone ou iPad, l’application Fichiers permet de consulter et ajouter des fichiers dans iCloud Drive.

Une fois iCloud Drive activé sur votre ordinateur Apple, vous verrez une rubrique iCloud dans votre Finder. Il s’agit du dossier racine de votre iCloud Drive. En activant la synchronisation des dossiers Bureau et Documents, ceux-ci sont déplacés de votre disque local vers iCloud Drive. Vous pouvez également créer d’autres dossiers dans la racine de votre iCloud Drive comme un dossier Téléchargements et configurer vos applications pour qu’elles choisissent ce dossier comme destination de téléchargement par défaut. De cette façon, vous synchronisez également tous vos téléchargements.

Cependant, Apple ne prévoit pas de façon native de synchroniser le dossier téléchargement car dans une bonne gestion de fichiers, cela ne devrait pas être nécessaire. Le dossier bureau est destiné à vos document sur lesquels vous travaillez actuellement. Une fois les documents finalisés, ils sont classés dans une arborescence dans votre dossier Document.

iCloud Drive offre donc les mêmes fonctionnalités que OneDrive. Cependant, le cloud d’Apple présente des limitations importantes :

  • Compliqué de partager des fichiers avec des utilisateurs non Apple.
  • Impossible de collaborer sur des fichiers.
  • Pas de prise en charge pour l’enregistrement automatique et historique de versions des fichiers Office.