Migrer son compte mail

Introduction #

Votre serveur mail ne répond pas à vos besoins et vous devez changer de serveur ? C’est une situation assez courante et cette procédure vous guidera à travers la migration de votre compte mail vers Microsoft Exchange. Nous ne couvrons pas les autres serveurs mails comme destination car nous sommes convaincus que seul Microsoft Exchange est le meilleur environnement où stocker ses mails. Pour procéder il vous faudra donc au préalable avoir un compte mail Microsoft personnel ou professionnel.

Changement d’adresse #

Une migration est comme un déménagement. Vous devez d’une part embarquer toutes vos affaires et vous assurer que votre courrier arrive bien à votre nouvelle adresse. Pour ce faire, vous pouvez activer le transfert d’emails vers votre nouvelle adresse et configurer un message d’absence pour annoncer le changement aux expéditeurs.

Cela se passe toujours sur le webmail de votre ancienne adresse. Essayez de localiser l’endroit dans les paramètres où vous pouvez configurer une adresse de transfert et un message d’absence. Vous devrez surement valider le transfert via un code ou lien de validation. En fonction de votre fournisseur de service mail, vous aurez la possibilité d’effectuer des actions après le transfert du mail tel que le supprimer ou l’archiver. Ci-dessous un exemple de transfert de mail configuré dans Google GMail.

Logins de connexion #

Une fois le transfert activé, tous les mails, y compris les codes de validations, seront transférés vers votre nouvelle adresse. Cependant, vous devrez manuellement aller sur chaque site changer votre adresse email de login. Si vous ne le faites pas, et que votre ancienne adresse devient inaccessible (car pleine ou désactivée) vos mails n’arriverons plus et vous perdrez potentiellement l’accès à vos comptes pour lesquels le login est votre ancienne adresse email.

Migrer le contenu #

Vous pouvez choisir de vous arrêter la et d’abandonner vos affaires (emails, contacts, calendriers, notes et rappels) dans votre ancienne adresse mail. Si votre souhait est de récupérer tout l’historique de mails, contacts, calendriers, notes et rappels vous allez devoir copier le contenu de votre ancienne adresse mail vers votre nouvelle.

Mails #

Si vous ne devez copier qu’une adresse mail et que vous ne disposez pas d’outils de migration payants, le plus simple est de connecter les deux comptes dans Outlook et de manuellement copier vos mails. Vous pouvez faire un clic-droit sur tout un dossier et le copier dans votre nouvelle boîte. Si ce dossier contient des sous-dossiers, ils seront copiés ainsi que leur contenu. Effectuez cette opération pour la boîte de réception, les éléments envoyés et toute autre dossier que vous souhaitez copier dans votre nouvelle adresse mail.

Nous recommandons de « copier » les éléments au lieu de les « déplacer ». En effet cette opération est sensibles aux dysfonctionnements, surtout sur des dossiers avec de nombreux mails. Pour éviter toute perte de mails, assurez-vous de bien suivre cette procédure :

  1. Copier le dossier
  2. Laisser le temps à la machine de copier et uploader sur le serveur
  3. Supprimer le dossier copié dans l’ancienne adresse (optionnel)

Pour vérifier que tout est bien sur le serveur Microsoft Exchange, il suffit de vous connecter au webmail de Microsoft sur https://outlook.office.com/. Si vos mails sont là c’est qu’ils sont sur le serveur de Microsoft et pas uniquement dans l’archive de mails locales de votre machine.

Fichier .PST #

Un fichier .pst est un fichier d’archive Outlook qui peut contenir des emails, contacts, calendriers, notes et rappels. Une autre méthode consiste donc à exporter tout ces mails sous forme d’une archive .PST et de les importer dans le votre nouvelle adresse. L’importation est facile, cela se passe dans l’application Outlook dans fichier > importer.

Obtenir le fichier .PST est plus compliqué. La majorité des fournisseurs (GMail, Skynet) ne permettent pas de télécharger un .PST. Dans le cas d’un compte professionnel et que vous quittez l’entreprise, l’obtention du fichier dépendra de la politique informatique de l’entreprise. Ce dernier point est régulièrement remis en question dans des débats récents liés au GDPR.